Ende Oktober unterrichtete ich an der Hochschule für Wirtschaft Zürich (HWZ) im Studiengang «CAS Interne Kommunikation / HR Kommunikation» zum Thema interne Onlinekommunikation. Beim Thema betriebsinterner Einsatz von Social-Media-Technologien interessierte die Studierenden vorab die Frage: Wie kann man im Intranet einen Dialog zwischen den Mitarbeitenden anstossen? Im gemeinsamen Erfahrungsaustausch haben wir einige Erfolgsfaktoren zusammengetragen.

Die aufgeworfene Frage hat viel mit der Führung und der Kultur eines Unternehmens zu tun. Dies ist hinlänglich bekannt und braucht an dieser Stelle nicht weiter erörtert zu werden. Es gibt darüber hinaus aber einige Erfolgsfaktoren, die zu einem erfolgreichen Dialog im Intranet beitragen können.

Ohne Top-down, kein Bottom-up

In vielen Unternehmen sind heute bereits Dialogmöglichkeiten im Intranet (Wikis, Blogs, Mikroblogs, usw.) vorhanden. Sie werden aber nur selten bis gar nicht genutzt. Das blosse Bereitstellen von Interaktionsmöglichkeiten ist zwar eine notwendige, aber selten eine hinreichende Bedingung für den Dialog. Der horizontale und vertikale Austausch im Unternehmen entsteht nicht von allein. Ohne Top-down gibt es kein Bottom-up: Diese Erfahrung haben inzwischen viele Kommunikationsfachleute gemacht. Konkret bedeutet dies, dass das Management zusammen mit der Kommunikation den Dialog im Unternehmen mit relevanten Themen und konkreten Fragen befeuern muss.

Information und Interaktion

Der erste hängt eng mit dem zweiten Erfolgsfaktor zusammen. Dialoge entstehen immer in konkreten Kontexten. Mitarbeitende müssen zuerst gut informiert sein, bevor sie zu einem bestimmten Thema eine Rückmeldung geben können und wollen. Das Vermitteln von unternehmensrelevanten Informationen erfolgt typischerweise über Hierarchien und nach dem Top-down-Verfahren. Ob face-to-face oder online: Die Möglichkeit zur Interaktion sollte immer unmittelbar an diese Informationen anschliessen. Im Intranet kann das beispielswiese mit einer Kommentarfunktion bei den News der Fall sein.

Auf Rückmeldungen folgen Handlungen

Ist der Dialog einmal angestossen und geben die Mitarbeitenden Rückmeldungen, dann ist es wichtig, dass das Management und die Kommunikation reagieren. Rückmeldungen dürfen auf keinen Fall ungehört im Unternehmen verhallen, sonst sind die Mitarbeitenden rasch frustriert. Das Management kann Rückmeldungen in der Geschäftsleitung besprechen und allenfalls Massnahmen ergreifen. Und die Kommunikation kann Rückmeldungen in ihre eigenen Kommunikationsmittel (Personalzeitung, interner Newsletter, usw.) einfliessen lassen.

Kontinuität

Schliesslich braucht das Anstossen des Dialogs im Intranet eine gewisse Zeit. Das Management und die Kommunikation muss nicht enttäuscht sein, wenn zu Beginn gar keine oder nur wenige Rückmeldungen kommen. Wie bereits erwähnt, die Information muss relevant und der Kontext klar sein, damit ein Anreiz zur Rückmeldung gegeben ist. Schliesslich: Ein Dialog nur des Dialogs willens zu erzwingen, ist nicht zielführend. Wichtig ist, dass es die Möglichkeit zum sichtbaren Dialog im Intranet gibt. Denn jedes Unternehmen kommt früher oder später an einen Punkt, wo es sich weiterentwickeln und verändern muss. Spätestens dann zeigt sich, wie reif das Unternehmen für den internen Dialog ist.

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